关于进一步提升政协机关公文处理质量的意见
        
关于进一步提升政协机关公文处理质量的意见
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关于进一步提升政协机关公文处理质量的意见

 

为进一步提高办事效能,树立政协机关勤政、高效、优质服务形象,根据中办、国办印发《党政机关公文处理工作条例》(中办发﹝201214号),按照中共启东市委办公室和上级政协对政协机关公文处理的工作要求,就进一步提升我市政协机关公文处理工作质量提出以下意见,请遵照执行。

一、准确使用公文种类

根据《党政机关公文处理工作条例》的规定,适合政协及政协机关的公文种类主要有:

(一)决议。适用于经相关会议讨论通过,并要求所属组织和成员贯彻执行重要事项的一种公文形式。如政协全会上通过的政治决议、常委会工作报告的决议等。决议的特征是制发程序上的规范性,内容和适用对象上的广泛性,效力上的权威性,思想上的指导性,时效上的相对长期性等。决议具有动员、指导、约束三个方面的作用。决议起草要做到文风庄重严谨,文字简明扼要,格式标准规范,内容详略得当。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如政协组织关于委员资格、专门委员会组成人员任免的决定,关于表彰先进政协组织、优秀政协委员、先进政协工作者的决定等。决定与决议有同异,共同点在于都是用于重要决定事项,不同之处在于决定比决议的适用范围更宽泛、内容更具体、针对性更强,在作用方面除与决议都有动员、指导、约束作用外,还具有认定作用、倡导和警示作用。

(三)规定。适用于对特定范围内的工作和事务制订具有约束性的制度和措施,有工作规定、事务规定、事项规定三种。如机关财务管理的规定、机关固定资产管理的规定、机关办公自动化设备购置与管理的规定等。规定的特征是行文的针对性,实行的强制性,使用的广泛性。规定起草上要求内容要切合实际,便于执行、检查和监督,针对性要强;条文排列要有序,可按主次、重轻、大小排序;文字表述要简明周密;文件格式要规范。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向外宣布重要事项或者法定事项。如政协全会选举结果公告等。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法,适用范围很广。如政协组织出台关于加强和改进委员视察工作、加强和改进提案工作、加强和改进社情民意信息工作、加强和改进政协宣传工作的意见等。意见的特征是行文形式具有灵活性,可独立成文也可搭配行文,可一个机关发文也可几个机关联合发文,可以是上级机关向下级机关发出指导性意见,也可以是下级机关向上级机关呈报的建议性意见;行文内容具有广泛性,适合于多方面的问题和工作;行文方向及公文性质具有可变性,可上报,可下发,也可上报批转后下发;行文效力具有强制性,所属单位、成员个人都应执行。意见起草要求目的要明确,要明白无误地提出解决什么问题及如何解决,特别是拟建议上级机关批转的意见更应“形上而意下”,具备普遍指导性;理由要充分,应充分阐明其必要性及理论依据、法律法规依据和事实依据;内容要充实,文意要深厚,问题要找准,建议要具体,措施要有可操作性。

(八)通知。适用于召开重要会议、转发重要文件、人事任免及通知其他事项等,是使用范围较广、使用频率较高的文种。如关于召开政协全体会议、常委会议、专题协商会议、主席会议、秘书长会议的通知,关于学习某一重要文件的通知等。通知是一种兼有指示性、部署性、周知性等多种功能的公文,目的是让接受对象明了行动准则和具体办法,了解需要知道的事项或沟通与有关部门之间的联系。通知的特征是:适用范围宽,用途广,使用率高,种类多。通知起草应注意专项性,尽量一事一通知,通知的内容要具体明确,文字表述力求精炼准确,格式要规范。

(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如政协委员年度参加有关会议、活动情况的通报,机关干部职工参加有关知识考试或竞赛成绩情况的通报等。通报的适用范围虽然也较广,但与通知比则带有一定的局限性。通报从内容上分有表扬性通报、批评性通报、情况性通报,从发文机关上分有单独通报、联合通报,从表现形式上分有直述式通报、转述式通报。通报的特征有:针对性,指导性,宣告性。通报起草要求情况要真实,观点要鲜明,典型要选准,分析要透彻,文风要朴实,详略要得当。

(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求等。可分工作报告和情况报告,综合报告和专题报告,呈报性报告和转呈性报告,上复性报告和告知性报告,定期报告和临时报告等,如政协每次全会、常委会议后都要就会议有关情况向同级党委作出报告等。报告的特征是陈述性,一般以反映情况为主,使下情上达;广泛性,适用范围广;转化性,一般不要求上级机关给予批示和答复,送呈后即完结,但如果报告反映的情况重要,提出的建议合理,经验做法有创新性并对面上的工作有指导意义,也可被上级机关批转。报告起草要求反映情况要真实,分析问题要准确,提出建议要审慎,回复询问要贴切。

(十一)请示。适用于向上级机关请求指示和要求批准事项。如政协党组关于召开全体会议、各界人士迎春茶话会等向党委的请示。请示的特征是:行文主体的组织性,主体只能是组织行为,不能以个人名义向上级组织发出请示类公文;行文内容的单一性,一件请示公文一般只能请求就某一方面工作作指示、批准,即使有一次请示几件事的,但必须是与同一问题密切相关的且受文机关能给予一次性批复的;行文关系的直接性,只能按隶属关系向直接的主管机关请示,且一件请示公文只能主送一个主管上级机关;行文时限的紧迫性,因请示问题一般需要尽快办理解决,所以应注重时间方面的要求。请示起草要做到内容简明扼要,表述情理交融,行文严谨规范。

(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。适用于答复下级机关请示事项,属下行文种。批复起草要求针对性要强,观点要明确,表达要准确,篇幅要短小。

(十三)建议案。这是政协所特有的文种,适用于经政协常委会议或主席会议讨论通过,提请党委、政府及有关方面办理的重要事项。一般而言,建议案的题材要重大,要一事一议,内容要真实,分析要透彻,建议要切实可行。

(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。适用于相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门提出请求等,行函的双方一般无隶属关系,如政协机关向同级政府及部门、有关群团组织、兄弟地区政协机关发出支持配合专题调研的函等。函的特征是:行文方向的多样性,使用范围的广泛性,写作的灵活简便性。函件起草要求主题要突出,中心要明确;行文要开门见山,直陈其事,宜短不宜长;文字要简明,用词要恰当,文意要严密;语气要平和恳切,语言要入情入理,以便于对方接受。

(十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。如政协党组会议纪要、主席会议纪要等。会议纪要不同于会议决议,起草要求忠实于会议主旨、客观反映会议内容,突出主题、抓住要点、观点鲜明,归纳综合、删繁就简、概括提炼。会议纪要一般具有提要性、决议性、客观性。

二、严格遵循行文规则

行文规则由行文关系确定,行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

按照行文关系、文件去向,可分为上行文、平行文、下行文。

(一)上行文,即向上级机关行文

原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关;下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关;请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项;除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文;受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

向上级机关报送请示或报告,应当标注签发人姓名,还须在文后标明联系人和联系方式,以便上级机关及时联系办文。

政协启东市委员会向上行文对象为政协南通市委员会,行文种类为请示、报告两种,签发人为启东市政协主席。

中共政协启东市委员会党组向上行文对象为中共政协南通市委员会党组,中共启东市委员会,行文种类为请示、报告,签发人为中共政协启东市委员会党组书记。

政协启东市委员会办公室向上行文对象为政协南通市委员会办公室,中共启东市委办公室和市委各部门;行文种类为请示、报告,签发人为启东市政协秘书长。

中共政协启东市委员会机关党组向上行文对象为政协启东市委员会党组,中共启东市委各部门,行文种类为请示、报告,签发人为中共启东市政协机关党组书记。

(二)下行文,即向下级机关行文

政协启东市委员会,下行文对象为:市政协委员,各区镇、街道政协工委,政协各委室,政协各界别,政协各学习小组等;行文文种为决议、决定、规定、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要等;签发人为政协主席。

中共政协启东市委员会党组,下行文对象为政协机关党组、政协机关党组织。行文文种为决议、决定、规定、意见、通知、通报、批复、纪要等;签发人为政协党组书记。

政协启东市委员会办公室,下行文对象为:各区镇、街道政协工委,政协各委室,政协各界别,政协各学习小组等;行文文种为规定、意见、通知、通报、批复、纪要等;签发人为政协秘书长或办公室主任。

中共政协启东市委员会机关党组,下行文对象为中共政协启东市委员会机关党组织,政协各界别、政协各学习小组临时党组织等,行文文种为决议、决定、规定、意见、通知、通报、批复、纪要等;签发人为政协机关党组书记。

政协内设机构除办公室外,一般不对外正式行文。

(三)平行文,指平行机关或不相隶属的机关之间的发文

政协启东市委员会向市人大常委会、市人民政府、市人民法院、市人民检察院、市监察委员会、其他地区平级政协,以“函” 行文,签发人为政协主席。

政协启东市委员会办公室向市人大常委会办公室、市政府办公室和市政府各部门、各镇、园区、街道党政,其他地区平级政协办公室,以“函” 行文,签发人为政协秘书长或办公室主任。

(四)联合行文,同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文

政协启东市委员会可与中共启东市委、市人大常委会、市人民政府、市人民法院、市人民检察院、市监察委员会共同或其一联合行文,行文文种为决议、决定、规定、公告、通告、意见、通知、通报等,联合签发人为启东市政协主席。

政协启东市委员会办公室,可与中共启东市委办公室、市人大常委会办公室、启东市人民政府办公室和市委市政府各部门、市人民法院办公室、市人民检察院办公室、市监察委员会办公室联合行文,行文文种为决议、决定、规定、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要等,联合签发人为启东市政协秘书长。

涉及多个单位联合行文,相关单位之间未协商一致的,不得行文。

属于政协自身职权范围内的工作,不能联合行文。

三、精确规范公文格式

公文的格式、版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

1)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

4)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

5)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

政协启东市委员会发文字号为“启政协+﹝年份﹞+发文顺序号”,中共政协启东市委员会党组为“启政协党+﹝年份﹞+发文顺序号”;

政协启东市委员会办公室为“启政协办+﹝年份﹞+发文顺序号”, 政协启东市委员会机关党组为“启政协机关党组+﹝年份﹞+发文顺序号”;

政协启东市委员会函为“启政协函+﹝年份﹞+发文顺序号”; 政协启东市委员会办公室函为“启政协办函+﹝年份﹞+发文顺序号”。

6)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

7)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

8)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

9)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

10)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

11)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

12)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

13)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

14)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

15)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

16)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

17)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

18)页码。公文页数顺序号。

公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

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